Быстрый старт для администратора
Вступление
Если вы первый раз используете Huntlee или не знакомы с ATS системами вы можете быстро произвести настройки и приступить к работе после изучения данной статьи. В ней будет описан базовый функционал Huntlee, а также приведён пример процесса найма с Huntlee от нуля до работы с первыми кандидатами.
Для настройки и старта работы потребуется пройти через несколько шагов:
Ввод данных о вашей компании.
Добавление ваших рекрутеров и заказчиков.
Создание вакансии.
Добавление кандидатов.
Ведения кандидата по воронке найма.
Сбор аналитики и закрытие вакансии.
Для наглядности мы будем использовать как пример Татьяну.
Татьяна ведёт бизнес по продаже цветов. Последнее время дела пошли в гору, поэтому Татьяна решила расширять свой бизнес. Она хочет разработать приложение для своего сервиса, открыть филиалы в других городах и начать сотрудничать с крупными компаниями.Для всех этих целей Татьяне нужны качественные специалисты в различных сферах, от разработчиков, до маркетологов. На этом примере мы расскажем как можно эффективно использовать Huntlee для оптимизации процесса найма в вашей компании.
Ввод данных о вашей компании
В первую очередь необходимо заполнить информацию о вашей компании. 
Заполнять информацию не обязательно, но она может потребоваться, когда вы будете работать с кандидатами.
Добавьте рекрутеров и заказчиков
Чтобы ваши сотрудники смогли начать работу по найму, им необходимо создать учётные записи Huntlee в вашем личном кабинете.
Всего ролей три.
Администратор – создатель личного кабинета, имеет полный доступ.
Рекрутер – сотрудник по найму, проводящий подбор персонала.
Заказчик – сотрудник компании не связанный с наймом или сторонняя компания которой требуется сотрудники.
Татьяна уже нашла специалистов по подбору персонала Пашу и Лизу, а руководитель проекта по разработке её приложения Анатолий говорил, что ему в команду требуется разработчик на Java. В данной ситуации, Паша и Лиза будут рекрутерами, Анатолий будет заказчиком.
Чтобы создать учётные записи необходимо на боковой панели перейти в раздел Настройки, во вкладку Рекрутеры и заказчики. Справа будут доступны кнопки для добавления новых сотрудников.
Теперь заказчик Анатолий сможет подать заявку на создание вакансии.
Далее Паша может взять её в работу и создать на основе требований Анатолия вакансию для поиска сотрудника.
Подробная информация по работе каждой из ролей есть в разделе Рекрутеры и заказчики.
Создание вакансии
Теперь вы или ваш рекрутер можете приступить к созданию вакансии. При работе с вакансиями доступна гибкая настройка этапов по которым будет проходить кандидат, но пока вы можете использовать стандартную воронку найма с базовыми этапами.
Стандартная воронка состоит из следующих этапов:
Отклики
Новые
Написано письмо
Собеседование с HR
Собеседование техническое
Ожидание фидбэка
Отказ
Оффер
Нанят
В зависимости от настройки этапа, у него может быть действия. Например действие "Письмо кандидату", когда кандидат будет помещён на этап с этим действием, ему будет направлено письмо.
Чтобы начать создание вакансии, на боковой панели Huntlee нажмите на кнопку “Создать” и выберите пункт Добавить вакансию.
Вы можете прочитать больше информации в разделах:
Добавление кандидатов
После создания вакансии можно приступать к работе по поиску и добавлению кандидатов в вашу базу Huntlee.
Всего есть четыре способа добавления кандидата на вакансию:
Отклик на джоб-сайте
Ручное создание кандидата
Ручное добавление кандидата с джоб-сайта через наш плагин для браузера
Создание карточки кандидата на основе документа с его резюме
Пока вакансия не опубликована на джоб-сайтах, добавить кандидатов по откликам будет нельзя.
Сервис создания карточки кандидата из резюме доступен только для платных тарифов, сейчас его пока можно пропустить.
У Паши есть знакомый который занимается разработкой на Java который может стать кандидатом для найма. Пока что знакомый не размещал своё резюме на джоб-сайтах, поэтому Паша внёс его карточку в базу вручную.
Рассмотрим два способа добавления кандидата в базу:
Добавить кандидата вручную можно с помощью кнопки “Создать” на боковой панели huntlee. Во всплывающем меню выберите добавление кандидата и у вас откроется окно для создания карточки в котором можно будет заполнить всю информацию о кандидате.
Если у вас уже есть резюме кандидатов на джоб-сайтах которых вы хотели бы рассмотреть в качестве кандидатов, вы можете добавить их в базу кандидатов используя наш плагин для браузера. Установить его можно в разделе Профиль, после этого плагин появится в верхнем правом углу вашего браузера. Перейдите на страницу резюме на HH, Авито или Habr и нажмите на плагин. Авторизуйтесь в нём используя ваши данные для входа в Huntlee. После этого вы сможете добавить кандидата в Huntlee.
Вы можете прочитать больше информации о добавление кандидатов по ссылке.
Ведение кандидата по воронке найма
Теперь когда у вас есть вакансия и первые кандидаты в базе, можно приступать к проведению кандидатов по воронке до первого найма.
Чтобы добавить кандидата на вакансию, на боковой панели Huntlee перейдите в раздел Кандидаты и откройте карточку нужного кандидата, с помощью кнопки Открыть.
После создания кандидата у вас сразу должна была открыться его карточка. 
В карточке кандидата содержится вся информация о кандидате которую внёс рекрутер или кандидат указал в своём резюме. Из карточки можно проводить различные операции, но пока нам нужна кнопка Добавить на вакансию, с помощью неё мы сможем прикрепить кандидата к ранее созданной вакансии и поместить его на первый этап.
Паша сразу после создания кандидата поместил его на этап Новые. Это первый этап в выбранной воронке найма, на этом этапе нет никаких действий, но он будет учитываться в аналитике.
Далее, чтобы перейти на следующий этап найма, необходимо связаться с кандидатом. Для этого необходимо написать письмо, рассказать в нём про вакансию, указать условия которые предлагает компания. Чтобы не повторять все эти действия в будущем с каждым кандидатом, можно создать шаблон письма и привязать его к этапу воронки с помощью действия "Письмо кандидату".
В Huntlee уже есть заранее заготовленный шаблон письма кандидату, пока можно использовать его.
Чтобы автоматизировать отправку писем, на боковой панели Huntlee перейдите в раздел Настройки, вы сразу попадете на нужную вкладку Воронка
Справа на странице будет отображен блок Библиотека этапов. В нём найдите этап “Написано письмо” и выберите кнопку “Редактировать действие”.
У вас откроется всплывающее окно для настройки действия.
Всего действий шесть:
Письмо кандидату – отправит письмо на почту кандидата который был помещен на этап.
Письмо заказчику – отправит письмо на почту выбранному заказчику.
Письмо на адрес – отправит письмо на выбранный адрес.
Отклик на сайте – кандидат попадает на этот этап если оставляет отклик.
Обязательный комментарий - кандидата нельзя будет переместить дальше по воронке не оставив комментарий
Планирование встречи – создаст встречу в календаре и пригласит туда выбранных участников.
Письмо от кандидата – кандидат будет помещен на этот этап когда пришлет ответное письмо.
На данный момент достаточно отметить первый пункт “Письмо кандидату” и выбрать шаблон “Письмо кандидату” из выпадающего списка рядом.
При переносе кандидата на следующий этап “Написано письмо” откроется всплывающее окно где будет доступен предпросмотр письма и его редактирование.
Важно: Письмо отправляется от имени Huntlee, если кандидат отправит ответное письмо, вы его не получите. Чтобы избежать этого, внесите в шаблон ваши контакты для связи или настройте интеграцию с почтой, чтобы письма шли от вашего имени.
Вы можете настроить собственные шаблоны, этапы, воронки найма и создать систему по которой кандидаты будут переходить с этапа на этап почти без участия ваших сотрудников.
Например Паша добавил следующему этапу “Ожидание фидбэка” действия “Письмо от кандидата” и “Письмо на адрес”, в письме Паша сделал оповещения для себя о том, что кандидат ответил.
Теперь когда кандидат ответит на письмо, Паша получит уведомление об этом, а кандидат будет помещен на следующий этап. Далее можно сделать этап со встречей и уведомлением кандидата о встрече. На собеседование с HR можно пригласить рекрутера Лизу, на техническое собеседование заказчика Анатолия который оставил заявку на поиск специалиста. Сотрудники получат оповещения с ссылкой и увидят встречу в своём календаре.
Вы можете прочитать больше информации в разделах:
Сбор аналитики и закрытие вакансии
После публикации вашей вакансии, сбора откликов, ведения кандидатов по ней, вы можете посмотреть по ней статистику. Если потребность в сотрудниках была закрыта, вакансию также можно закрыть или заморозить.
Через некоторое время кандидат Александр успешно прошёл по всем этапам воронки найма и Паша поместил его на финальный этап со статусом Нанят.
Это отразится на его показателях в расширенной аналитике, а также не показателях вакансии.
Эти показатели можно будет использовать для анализа работы Паши и вакансии которую он создал, чтобы внести корректировки и повысить эффективность найма в будущем.
В Huntlee есть два вида аналитики, базовая и расширенная. Расширенная аналитика доступна для платных тарифов, поэтому пока рассмотрим базовую аналитику.
Чтобы проверить базовую аналитику на боковой панели выберите раздел Вакансии. Вы попадете на страницу с общей аналитикой по всем вашим вакансиям. Слева будет список ваших вакансий, выберите вакансию, чтобы попасть на страницу с её карточкой. Здесь вы можете изучить информацию по вакансии, посмотреть статистику по каждому этапу, проверить кандидатов которые прикреплены к данной вакансии.
Также в карточке доступно управление вакансией, её можно отредактировать, опубликовать, заморозить, закрыть, удалить.
Если данная вакансия пока не требуется, ее можно закрыть, чтобы приостановить сбор откликов. Вакансия будет перемещена в отдельную вкладку и в будущем её можно будет заново открыть.
Вы можете прочитать больше информации в разделах:
Итоги
В этой статье был пройден путь от регистрации в Huntlee до первого нанятого сотрудника. Уже сейчас вы можете начинать работу по найму. Но здесь был описан только базовый функционал, который необходим для начала работы. Вам доступны много других опций для детальной настройки Huntlee чтобы сделать процесс найма ещё проще. Они все описаны в нашей Инструкции.
Если у вас возникнут вопросы по работе в Huntlee, вы можете связаться с нами с помощью нашего чата или написать нам на почту. Мы будем рады подсказать информацию.
Удачной работы!